仕事において社内の打ち合わせやお客様との商談などでメモを取る人と取らない人がいると思います。
私の場合、かなりメモを取りますのでメモを取らない人が信じられないですが、なぜ私がメモを取っているのか？メモを取るとどういったメリットがあるのかなといった重要性についてお伝えします。
１、３つのメリット
①人はすぐに忘れる生き物
コロナの影響でWEB会議が便利なので１日あたりの打ち合わせや会議の量が増えた人が結構いると思います。
1日に何件も打ち合わせをすると正直打ち合わせの内容を忘れてしまったりうやむやになります。
私も打ち合わせでの決定事項や確認事項などを結構忘れて抜けていたりします。
なのでメモを取り、自分のやるべきことの整理と回りの人に協力いただくためのタスク管理のためにも私は絶対にメモをとるべきだと思います。
また特に手書きの場合はメモを取りながら話を聞いていると記憶の定着もいい気がしており、より濃度の高い打ち合わせや商談ができると考えております。
②メモを取っていると頑張っている感のアピールもできる
例えば営業の方はお客様との商談でしっかりメモを取っていればちゃんと真摯に聞いてくれているんだなとお客様にも安心感を与えることができると思います。
私自身、自分がお客様の立場の際はメモを取らない営業マンは本当に大丈夫か心配になります。
また会社で新人の方や入社年数が若い人もメモを取っていると先輩や上司からの信頼度も上がると思います。
正直最初は言っている意味も分からないと思いますが、わからないなりにメモを取っておけば、後で先輩や上司に教えてもらうことも可能なので自分の成長にも繋がると考えております。
（あとは商談中に意味が分からないので寝てしまうという事態も避けれます。笑）
③自分の頭の中が整理できる
私の場合、メモを取りながら必要に応じて例えば図解化して頭を整理したり、商談や打ち合わせが終わったあともどんな内容だったか整理できます。
特にパソコンの場合などは整理もしやすいので、後から見直すときに整理されて便利かと思っております。
２、手書きがいいか？パソコンがいいか？
メモを取る手段ですが、私も手書きがいいかパソコンがいいか悩みます。
結論としては私は社内などの身内の打ち合わせはパソコン、お客様との商談などは手書きを基本としております。
理由はお客様との商談では相手によってはパソコンをカチャカチャ打っているのを嫌がる人が結構多いためです。
これは特にタイピングが早い方や打つ音がうるさい人は注意したほうがいいと思います。お客様の前でパソコンをカチャカチャ打っている人は私も非常に気になりますが、意外にやる人多いです。
なので身内の社内の打ち合わせはパソコン、お客様との商談は手書きがメインです。
ただ最近はお客様との打ち合わせがWEBになっていたり、気にしないお客様もいると思いますのでケースバイケースではあるかと考えております。
パソコンのほうが後から編集もしやすいので本当はパソコンでやりたいところですが…
以下に手書きとパソコンのメリット・デメリットを整理すると以下のような感じと思ってます。
手書き
メリット
・人に不快感を与えない。
・手書きのほうが記憶に残りやすい
・保存忘れやパソコンのトラブルなどでデータが消去されるなどのリスクがない。
デメリット
・時間かかる
・商談や打ち合わせのテンポが速いとついていけない。
・あとからの編集や整理がやりにくい
パソコン
メリット
・編集、整理がしやすい
・関係者への共有が簡単ですぐにできる
・タイピング技術があればかなり濃い内容をかける
デメリット
・トラブルでデータが消去されるリスクがある
・人に不快を与えるリスクがある
以上をまとめますとやはりお客様との商談で不快を与えるわけにはいかないので商談は手書き、社内会議などは効率を考えてパソコンという選択肢がベストだと私は考えてます。
３、わざわざメモでなくても録音できるアプリや自動で文字化してくれるアプリなどのITツールを使えばいいのでは？
これまでメモの重要性やメリットを記載してきましたが、一部の方からは上記のようなITツールを使ったほうが効率的でいいだろうという声が上がってくるかもしれません。ただ私はこのようなITツールとメモは全く別ものだと思っておりますのでその考えを整理します。
「なぜITツールではなくメモがいいのか？」
・録音機能やアプリ
→シンプルに内容を録音するだけなので要約もできず、再度聞こうと思っても時間がかかる。
・自動で文字化できるアプリ
→文字化するだけで要約はできない。（もしかしたら最新の技術ならできるかもしれませんが…..）たとえできたとしても本当に正しい部分や重要な部分が要約できているか完全に安心できない。
以上の通り、シンプルに全部録音や文字化されるだけなので要約などが難しく結局時間がかかるように気がします。また自分の記憶にも残りにくいのでその点も心配です。
４、まとめ
メモを取ることのメリット
→「記憶に残りやすい」「忘れても見直せる」「自分の頭や話の整理がしっかりできる」「真摯に話を聞いているイメージを与える」の4点に集約できるかなと思っております。
是非とも社会人経験の少ない1年目～3年目の人はもちろんですが、経験豊富な方で私は大丈夫という自信がある方でも人間の記憶力はたかが知れているので是非ともメモを取るべきだと思ってます。